Электронный документооборот

 

Организация документооборота на предприятии. Автоматизируйте работу с документами!

Наступает период в деятельности компании, когда хранить информацию на компьютере, пользоваться распечатками и документами в папках бесполезно:

  • Доступ к файлам невозможен: в офисе стоит два компьютера, документация хранится в разных папках.

  • На поиск документа уходят часы и сделка проваливается.

  • Часть документов пропадает: офисные работники теряют, удаляют файлы случайно.

Внедрённый электронный документооборот предотвращает и решает выше обозначенные проблемы:

  1. Руководитель и подчинённые работают с документами на сервере.

  2. Счета, чеки, свидетельства легко найти с помощью поиска.

  3. На файлы устанавливаются права доступа: работники просматривают документы, качают, но не вносят правки и не удаляют.

С чего начинается внедрение системы ЭДО?

Купленная система электронного документооборота мало что изменит

Понять проблемы, найти слабые места - вот что важно!

Корреспонденция приходит поздно, документы обрабатываются вручную, проекты согласуются долго, а на подпись выстраивается очередь? Руководитель компании собирает группу экспертов.

В состав входят работники отдела договоров, HR и службы ДОУ. Они определяют проблемные места мешающие заключать сделки и продавать, собирать и хранить данные о сотрудниках, управлять документацией.

Когда ясно какие задачи будет выполнять автоматизация электронного документооборота, начинается процесс внедрения ПО

  1. Описываются функциональные и технические требования.

  2. Выявляются бизнес процессы, связанные с документами.

  3. Индивидуально дорабатываются коробочные версии, для компаний с нестандартными системами ведения бизнеса.

  4. Уточняются схемы хранения и доступа к документообороту.

  5. Подготавливаются предложения оптимизации проблемных участков работы с документами.

  6. Выясняется насколько внедряемая система соответствует техническому оборудованию. Планируются дополнительные затраты: электронный документооборот в организации предполагает мощные сервера, программное обеспечение и поддержку IT.

  7. Распределяются группы пользователей по занимаемой должности и правам.

На следующей стадии формируется техническое задание и заключается договор о планируемых работах

В документе описываются:

  • Участки автоматизации, подразделения и филиалы: работа планируется одновременно на всех участках или отдельно.

  • Требования к инфраструктуре и оборудованию.

  • Ограничение прав и обеспечение безопасности: электронные документы и электронный документооборот защищается настройками, установкой антивирусов.

В техническом задании указывается стоимость и сроки.

Хотите внедрить документооборот и повысить эффективность бизнес процессов?

Узнайте о предоставляемых услугах:

  • Закажите обратный звонок и в течении час вам перезвонят.

  • Обратитесь к специалисту в чат на сайте и получите консультацию.

  • Сделайте звонок по телефону 8(495) 240-82-71 и оставьте заявку на внедрение документооборота.

Электронный документооборот

Звоните! Всем клиентам скидки!

Мы проконсультируем вас по любым вопросам
и подберем наиболее выгодный вариант услуги!

8 (495) 240-82-71
Оставьте свой контакт и наш менеджер перезвонит вам в течении нескольких минут!