Что нужно знать перед началом внедрения онлайн-касс?

Как вы уже знаете из прошлой статьи, 1 июля онлайн-кассы станут необходимостью для магазинов. Если индивидуальный предприниматель или организация продолжат работу без этих устройств, то им придется заплатить штраф. Поэтому о соблюдении требований 54-ФЗ стоит начинать думать уже сейчас.

b5bd52b0e91a8e6cd95c1fcf614b4ad5

Несмотря на то, что новые аппараты похожи на стандартные кассовые, при подготовке к их внедрению нужно учесть несколько важных моментов. Разберемся, каких именно.

Какое нужно оборудование

54-ФЗ определяет, какими признаками должна обладать онлайн-касса:

  • вместо электронной ленты иметь фискальный накопитель;
  • печатать подробную информацию о платежах на чеках, включая QR-коды для приложения «Проверка чеков» от ФНС;
  • отправлять данные о расчетах фискальным операторам;
  • иметь возможность подключаться к интернету.

Поэтому для существующих кассовых аппаратов как минимум понадобится замена электронной ленты и установка нового ПО. Если используется достаточно старая касса, то ее модернизация будет более сложной, а то и вовсе невозможной - придется покупать новое устройство. Если не уверены, поддерживает ли ваша техника возможность апгрейда, обратитесь к нам - мы подскажем, каким образом лучше всего привести оборудование в соответствие с нормами 54-ФЗ.

Приобретение фискального накопителя обойдется как минимум в 6000 рублей. Сейчас в России есть лишь один производитель такой техники – ЗАО «Атлас-карт», ведь ранее спроса на нее не было. Поэтому о покупке накопителя стоит подумать уже сейчас: есть риск, что единственный поставщик продукции не сможет полностью удовлетворить потребности всех магазинов.

Если вместо апгрейда решено приобрести новую онлайн-кассу, то стоит очень внимательно изучить ее возможности. 54-ФЗ оставил лазейку, благодаря которой недобросовестные производители включают свои аппараты в реестр контрольно-кассовой техники, когда они по факту не могут выполнять требования закона.

Сейчас этот список устройств по большей части представлен моделями, которые имеют положительные результаты экспертизы оценки влияния ККТ на фискальный накопитель. Подобные устройства могут не иметь таких важных функций, как подробная печать чека или подключение к интернету. Исследование лишь гарантирует, что в них может использоваться фискальный накопитель. А этого недостаточно.

Касса, удовлетворяющая требованиям 54-ФЗ, должна иметь заключение экспертной организации о соответствии модели ККТ требованиям законодательства РФ. Стоимость таких аппаратов находится в пределах 20 - 40 тыс. рублей.

2c64609e967bdbcf2a4d1191dc1d0dfd

Кроме того, может понадобиться дополнительное оборудование и услуги:

  • подключение торговой точки к интернету (от 1 тыс. рублей);
  • приобретение принтера фискальных чеков (от 20 тыс. рублей);
  • приобретение планшета или ноутбука для работы с кассовой программой (от 10 тыс. рублей).

Часто возникает вопрос: стоит ли снабжать курьеров мобильными модемами, чтобы они сразу же после доставки товара и получения оплаты могли передать информацию о сделке в ФНС? Острой необходимости в этом нет, согласно 54-ФЗ, у продавца при отсутствии интернета в момент проведения платежа есть 72 часа, чтобы восстановить соединение с сетью и отправить данные.

Поэтому служба доставки может выполнять свои обязанности без выхода во всемирную паутину. Курьеру достаточно по возвращению на базу подключить кассу к стационарной точке доступа.

Как модернизировать обычную кассу

Если модель кассового аппарата не слишком древняя, она может быть улучшена до онлайн-кассы. Такой способ упростит процедуру перехода на онлайн-кассы и позволит сэкономить деньги. В зависимости от функциональных особенностей устройства, модернизировать его можно двумя способами.

Программно-аппаратный метод. Применяется для старой техники, в которой не хватает базовых элементов, необходимых для ее превращения в онлайн-кассу. Чтобы привести такой аппарат к требованиям 54-ФЗ, понадобится замена планы: она должна поддерживать работу с USB-интерфейсом и иметь возможность подключаться к интернету.

Также обычно в новой плате используют более мощный процессор, ведь теперь аппарату придется обрабатывать куда больше информации, чем было необходимо ранее.

Программный метод. Он более простой и менее затратный, используется для более современных касс. Для них достаточно просто заменить электронную ленту на фискальный накопитель и обновить программное обеспечение.

При наличии в штате технического специалиста, всю работу можно выполнить самостоятельно. Также заказать модернизацию можно у сторонних исполнителей. 

Как выбрать оператора фискальных данных

Оператор фискальных данных – компания-посредник, которая берет на себя ответственность получать от магазина сведения о совершенных сделках и передавать их в налоговую службу. Обратите внимание, что эти организации не несут отнесенности за достоверность информации, обязанность правильно заполнять чеки по-прежнему лежит на продавце.

1466949117 ofd

На момент написания текста в списке ОФД находится всего шесть предприятий. Стоимость их услуг – от 3 тыс. рублей за подключение одной онлайн-кассы.

Среди компаний-операторов многие занимаются разработкой программ для электронного документооборота и расчетных систем. Поэтому, если магазин уже сотрудничает с нашим партнером «СКБ Контур», то и выбирать стоит его как ОФД – будет проще провести внедрение.

Эта компания предлагает весь спектр услуг для бизнеса: ведение бухгалтерии, проверку контрагентов, помощь в сдаче отчетности и т.д. Выбрав «Контур» в качестве ОФД, вы сможете не только соблюсти требования 54-ФЗ, но и получите возможность воспользоваться другими сервисами предприятия.

Подведем итог

Переход на онлайн-кассы – достаточно затратный, но необходимый шаг. Сейчас 54-ФЗ наконец-то начинает регулировать интернет-торговлю, делает сервисы магазинов более прозрачными для покупателей, заставляет модернизировать оборудование и использовать в своей работе возможности IT-решений.

Кроме абстрактных перспектив на будущее, онлайн-кассы дают и реальные преимущества:

  • сокращается и упрощается ведение отчетности, не придется заполнять бумажные документы вроде журнала кассира;
  • теперь кассовые аппараты можно ставить на учет онлайн;
  • в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных будет представлена аналитика по продажам, с помощью которой станет реально отслеживать эффективность торговли без использования сторонних сервисов;
  • не придется в обязательном порядке заключать договор с центрами технического обслуживания кассовой техники.

Закон 54-ФЗ сильно изменит традиционные методы работы магазинов. Как и любое другое нововведение, он будет неизбежно вызывать вопросы. Поэтому, если у вас возникли сомнения по поводу использования онлайн-касс, обратитесь к нам - мы дадим квалифицированный ответ с учетом специфики вашего бизнеса.

Что нужно знать перед началом внедрения онлайн-касс?
Не пропусти новые публикации
Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы