Онлайн кассы 54-ФЗ: нюансы обновленной системы учета

Свершилось: 1 февраля текущего года в силу вступили изменения в закон № 54-ФЗ, призванные вывести учет в торговле на принципиально новый уровень и сделать рынок более прозрачным. По разным причинам не все предприниматели знают, что изменилось 1 февраля, что нужно делать для продолжения работы и как избежать санкций. В этой статье мы рассмотрим изменения закона, и попытаемся дать ответы на самые интересующие бизнес вопросы.

Что меняет закон?

Нормы, прописанные в 54 ФЗ, коснулись ряда аспектов применения контрольно-кассовой техники (ККТ), но важнейшим стало введение передачи данных о кассовых чеках в ФНС через интернет. Это изменение сводятся к пяти тезисам:

  1. Вводятся онлайн-кассы –оборудование с фискальными накопителями и прямым подключением к интернету;
  2. Информация в ФНС передается сторонними компаниями – Операторами фискальных данных (ОФД);
  3. Информация в налоговые органы поступает сразу же при выполнении операций;
  4. Чек имеет электронную копию;
  5. Весь бизнес, принимающий деньги (наличные или с карт), переводится на выполнение расчетов через онлайн-кассы.

Каждый из тезисов следует рассмотреть подробно, но прежде нужно посмотреть на функционирование системы.

Как пострроена онлайн-передача фискальных данных?

Схема основывается на четырех основных компонентах:

  1. Онлайн-касса;
  2. Хранилище ОФД;
  3. Портал ОФД;
  4. Хранилище ФНС.

Все это работает следующим образом. При выполнении расчетной операции пробивается бумажный чек, данные об этой операции в зашифрованном виде отправляются в хранилище ОФД и непосредственно в ФНС. Также данные об операции становятся доступными на портале ОФД – здесь можно просмотреть чек и информацию по выполненной операции.

Особо отметим, что система работает в автоматическом режиме – кассир выполняет привычную работу, а остальное сделает техника.

Что такое онлайн-кассы?

Онлайн-касса – контрольно-кассовое оборудование, имеющее ряд особенностей:

  • Наличие фискального накопителя (ФН), устанавливаемого взамен ЭКЛЗ;
  • Подключение к сети Интернет;
  • Функционал отправки чеков покупателю (на электронную почту, посредством SMS);
  • Эксплуатация совместно со специализированным товароучетными программами;

Ключевая особенность онлайн-кассы 54 ФЗ – в наличии фискального накопителя. Этот блок устанавливается взамен ЭКЛЗ, он осуществляет сбор, хранение, шифрование и отправку данных оператору. ФН вносится в госреестр, и подлежит регулярной замене.

В остальном онлайн-касса аналогична обычной, ее эксплуатация не имеет каких-либо особенностей.

Операторы фискальных данных (ОФД) – каково их назначение и функции?

При разработке законодательного акта принято решение передать функции обмена данными между кассами и налоговыми службами посредникам – операторам фискальных данных. Предоставлять эти услуги могут исключительно компании из РФ, обладающие соответствующим оборудованием и необходимыми техническими возможностями.

ОФД взаимодействует со всеми сторонами системы:

  • С онлайн-кассами – обмен информацией (принимает, проверяет, дает ответ о результатах проверки и т.д.);
  • С ФНС – осуществляет передачу данных, поступивших от онлайн-касс;
  • С покупателями – предлагает информацию о чеках, предоставляет сервис для подачи жалоб на неверные чеки, на задержку передачи электронных чеков и т.д.;
  • Осуществляет хранение информации на протяжении 5 лет.

Законодательство предусматривает функционирование нескольких операторов, что должно стимулировать конкуренцию. На рынке уже активно работает несколько крупных операторов, среди них ОФД «Контур», предлагавший переходить на новую систему с прошлого года.

Где, как и когда можно проверять чеки?

Раньше были «физические» чеки и данные в ЭКЛЗ, и далеко не всегда была возможность по прошествии даже небольшого времени проверить информацию об операциях. ФЗ 54 резко меняет ситуацию, и теперь можно просмотреть фискальные данные как в бумажном, так и в электронном виде, но все зависит от ситуации:

  • Офлайн-торговля – пробивается бумажный чек, а электронная копия отправляется по запросу;
  • Онлайн-торговля – электронный документ отправляется покупателю, бумажная копия пробивается по необходимости.

Все чеки теперь можно проверить с помощью онлайн-сервиса ОФД, это позволяет выявить нарушения со стороны продавцов и оперативно сообщить о них в соответствующие инстанции.

Кто должен иметь онлайн-кассы?

Обновленный ФЗ-54 вносит заметные изменения в нормы применения ККТ представителями бизнеса, работающими в различных сферах.

Для видов деятельности, требовавших применения касс, изменений нет – им достаточно произвести модернизацию или установить новое оборудование. Но для отдельных категорий и видов деятельности правила изменились:

  • ПСН и ЕНВД полностью переходят на работу с кассами с 1 июля 2018 года;
  • В этот же период применения ККТ потребуют отдельные виды деятельности – эксплуатация вендинговых аппаратов, реализация почтовых марок чайной продукции в поездах, лотерейных билетов;
  • Ряд направлений деятельности освобождается от использования ККТ – продажа товаров народного промысла, изготовление ключей, обувной ремонт;
  • Ряд видов деятельности продолжит функционировать без учетной техники– продажа молока и кваса с цистерн, продажа газет и журналов в киосках, сезонные продажи фруктов и овощей, живой рыбы.

Необходимость применения ККТ для ПСН и ЕНВД вызывает недовольство, однако закон уже начал работать, поэтому необходимо готовиться к изменившимся условиям работы.

Как подготовить ККТ в соответствии с нормативными актами?

Для начала работы с онлайн-кассой есть два пути:

  • Провести модернизацию имеющегося кассового оборудования;
  • Приобрести и установить новую технику.

В первом случае все зависит от типа и модели кассы – на все старое оборудование можно модернизировать до современного стандарта. Но если такая возможность есть, то следует выполнить несколько шагов:

  1. Осуществить модернизацию кассы и обновить программное обеспечение. Сегодня рынок предлагает уже готовые комплекты для доработки ККТ, что значительно облегчает решение этой задачи;
  2. При отсутствии интернета – произвести его подключение;
  3. Заменить ЭКЛЗ на ФН;
  4. Установить товароучетное ПО (если отсутствует).

Определенные трудности возникают у жителей отдаленных районов, где отсутствует интернет-подключение. К таким предпринимателям применяются специальные нормы: региональные власти утверждают списки населенных пунктов, торговлю разрешается вести без отправки фискальных данных, проверка ФН будет выполняться ежегодно.

Во втором случае необходимо приобрести новую технику, соответствующую требованиям 54-ФЗ, установить накопитель и специальные программы.

Теперь необходимо выполнить несколько действий:

  1. Получить электронную цифровую подпись (ЭПЦ) – через сайт Госуслуг или лично в МФЦ;
  2. Подключить кассовую технику к ОФД (но прежде выбрать оператора и выполнить формальности);
  3. Зарегистрировать оборудование в ФНС.

Изменения в 54-ФЗ предусматривают, что теперь регистрировать кассу в налоговой службе можно без посещения соответствующей инстанции, через интернет, для чего необходимо иметь ЭЦП. Процедура регистрации проста и занимает минимальное время. После получении карточки регистрации в ФНС онлайн-касса готова к работе.

Отдельно следует сказать о фискальных накопителях. Это съемные модули, которые следует менять через определенные интервалы времени. Причем, в отличие от ЭКЛЗ, производить замену ФН можно самостоятельно. Предусмотрено два типа ФН для различных видов деятельности:

  • ФН-1 – для организаций на ОСНО, для торговых предприятий, специализирующихся на продаже подакцизной продукции. Заменяются каждые 13 месяцев;
  • ФН для УСН, ЕНВД и ПСН – заменяется каждые 36 месяцев.

Все модули независимо от типа должны вноситься в соответствующий реестр, который доступен на сайте ФНС.

Какие санкции влечет несоблюдение новых требований?

Изменения в законе ужесточили ряд санкций, а также вводятся дополнительные санкции, которые могут больно ударить по карману:

  • Неиспользование кассового оборудования – штраф значительно увеличился, теперь он составляет до 1 размера суммы покупки, но не менее 40 000 рублей для юридических лиц, и от ¼ до ½ размера суммы покупки, но не менее 10 000 рублей для должностных лиц;
  • Повторное неиспользование кассового оборудования (при общей сумме покупок свыше миллиона рублей) – приостановка деятельности компании на срок до 90 дней;
  • Отказ от отправки электронного документа по запросу покупателя – штраф до 10 000 рублей.

Также система позволяет отслеживать время передачи электронных чеков, и длительные задержки могут стать поводом для проведения проверки компании со стороны налоговой службы. К проверке могут привести и жалобы от клиентов на ошибки, задержки и другие нарушения, поданные через портал или онлайн-сервис ОФД.

Когда и на каких условиях изменения вступают в силу?

Изменения в закон вступают в силу поэтапно:

С 15 июля 2016 года С 1 февраля 2017 года С 1 июля 2017 года С 1 июля 2018 года
Добровольная установка и эксплуатация онлайн-касс. При установке (регистрации) или перерегистрации касс допускается использовать только новое оборудование с ФН, отвечающее требованиям закона. Передача данных через ОФД осуществляется только владельцами новых касс. Возможно использование старых касс с ЭКЛЗ Полный переход на онлайн-кассы с обязательной передачей данных через ОФД (за исключением бизнеса на специальных режимах налогообложения – УСН, ПСН, ЕНВД). Кассы с ЭКЛЗ запрещаются к эксплуатации Переход на онлайн-кассы с обязательной передачей данных через ОФД для малого бизнеса, в том числе для УСН, ПСН, ЕНВД (за исключением отдельных групп предпринимателей).

Может показаться, что у вас еще есть много времени, но лучше обо всем позаботиться уже сейчас – так вы избежите очередей, сэкономите время и средства. А кроме того, многие ОФД (Контур в том числе) сейчас предлагают льготные условия обслуживания – это интересное решение для снижения расходов и безболезненного перехода на применение онлайн-касс.

Вместо заключения: изменения ФЗ-54 – благо или зло?

Выше мы рассмотрели основные «технические» моменты, связанные с внесением изменений в закон № 54-ФЗ, однако не говорили о плюсах и минусах этих изменений. Как и любой закон, 54-ФЗ – это в определенной степени компромисс, в котором учтены интересы государства и бизнеса, поэтому с точки зрения предпринимателей он имеет некоторые недостатки. В частности, теперь необходимо покупать или модернизировать кассовое оборудование, выбирать ОФД и подключать его услуги (которые, естественно, предоставляются за определенную плату), а также выполнять требования по отправке электронных чеков своим покупателям.

С другой стороны, рассматриваемые изменения имеют и ряд неоспоримых преимуществ:

  • Сокращение расходов на кассовое оборудование – теперь нет необходимости в обязательном обслуживании кассового оборудования, а ФН можно менять самостоятельно;
  • Экономия на регистрации онлайн-кассы в соответствующей инстанции – все делается через интернет;
  • Сокращение налоговых проверок, все доступно онлайн, выезд инспектора необходим только в определенных случаях;
  • Возможные льготы для тех, кто устанавливает новый вид оборудования первый раз.

Отдельное достоинство системы – широкие возможности, предлагаемые операторами. Например, Контур.ОФД предоставляет мощные инструменты для сбора важной информации, аналитики и т.д. Поэтому предприниматель в лице ОФД получает не просто посредника, а партнера и новые возможности для повышения эффективности бизнеса.

В целом, рассмотренные изменения вполне позитивны, о чем говорит успешный опыт предпринимателей, с 2016 года добровольно использующих онлайн-кассы и услуги первых ОФД. 

Онлайн кассы 54-ФЗ: нюансы обновленной системы учета
Не пропусти новые публикации
Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы